[Serie: Je inbox leeg] Email sneller verwerken met sneltoetsen

Zoals je wellicht weet als je mijn blog volgt, of een Slimmer Werken training van mij hebt bijgewoond, ben ik een groot voorstander van het gebruik van het toetsenbord. De muis (of je trackpad, op een MacBook) is relatief traag als je het vergelijkt met het toetsenbord.

Dit komt onder andere omdat je handen toch al op het toetsenbord rusten en je dan ineens ‘weg’ moet naar de muis en omdat je sneller een toetsencombinatie indrukt dan dat lastige hand-oog-coördinatie-spelletje spelen met je muis.

Gelukkig kent Mail een aantal sneltoetsen om het emailen vele malen sneller te maken.

• +N = Nieuwe mail opstellen
• +Shift+N = Email ophalen / verversen
• +1 = Inbox
• +2 = Outbox *
• +3 = Concepten
• +4 = Verzonden berichten
• +R = Beantwoorden
• +Shift+R = Allen beantwoorden
• +Shift+F = Doorsturen
• +Shift+A = Bijlage toevoegen
• +Shift+D = Verzenden
• +Shift+L = Vlag geven of weghalen
• +Alt+F = Spring naar zoekveld

* De outbox is alleen aanwezig als je een email hebt die verzonden moet worden, maar nog niet verzonden is. Dat is bijvoorbeeld het geval als je offline een mail typt en op verzenden klikt, maar Mail geen verbinding kan maken met de server.

Nog meer sneltoetsen met Mail Act-On

Als je meer sneltoetsen wilt kun je het programma Mail Act-On installeren. Dit geeft je de mogelijkheid om zelf sneltoetsen te configureren en gebruiken.

Na het installeren van Mail-Act-On vind je tussen je Regels een nieuwe tab: “Act-On regels”. Hier kun je regels toevoegen die worden uitgevoerd bij het gebruiken van bepaalde toetscombinaties.

Klik hier op “Voeg regel toe” en voer als beschrijving “Verplaats naar Archief” in. Geef dit als Act-On toets “A”.

Je wilt dit doen voor alle berichten (Voldoet aan elk bericht) en als actie “Verplaats bericht naar postbus: Archief”. Je kunt nu op “Ctrl+A” drukken als je een bericht hebt geselecteerd om het direct te verplaatsen naar je archief.

De rest van de sneltoetsen kun je bijvoorbeeld als volgt indelen:

• Ctrl+W = Mail verplaatsen naar Nakijken
• Ctrl+S = Mail verplaatsen naar Beantwoorden
• Ctrl+D = Mail verplaatsen naar Later
• Ctrl+R = Mail verplaatsen naar Referentie

Zo kun je een email heel snel naar de juiste map verplaatsen nadat je een beslissing hebt genomen.