[Serie: Je inbox leeg] Overal dezelfde email

Heb je meerdere apparaten om je mail te lezen? Een iMac voor thuis, een MacBook voor onderweg en een iPhone voor in de rij of in de trein? Wellicht heb je zelfs wel een Windows- of Linux-PC voor bepaalde taken en verwerk je hier ook email op.

Het zou toch wel erg fijn zijn als je email overal hetzelfde is nadat je het zo goed hebt ingedeeld? En dat je hetzelfde mailtje geen twee keer als gelezen hoeft te markeren?

Dit kan heel gemakkelijk, afhankelijk van je provider en de apparaten die je gebruikt. In dit hoofdstuk ga ik twee verschillende methodes toelichten.

IMAP

Eén van de methodes is IMAP . Dit is een zogenoemd “email protocol”, wat waarschijnlijk het populairste alternatief is voor POP3. De meeste email providers bieden in ieder geval POP3 aan als mogelijkheid om je email te downloaden, maar ook steeds meer providers bieden IMAP.

Het grote verschil tussen deze twee zit in de communicatie met de server. POP3 haalt berichten van de server af (en laat eventueel een kopie staan) en communiceert daarna niet meer met de server.

IMAP communiceert als het ware de hele tijd met de server. Als jij een email leest via een client die is ingesteld met IMAP wordt dat ook tegen de server gezegd. Als je dan op een andere computer kijkt naar je mail via dat IMAP-account zul je ook daar het bericht gelezen zien.

Informeer bij je email provider of IMAP ondersteunt wordt en wat de instellingen zijn. Als je het populaire GMail gebruikt kun je het zelf aanzetten door de volgende stappen te volgen:

1. Log in bij GMail
2. Selecteer rechtsboven settings
3. Selecteer “Forwarding and POP/IMAP”
4. Zet IMAP aan met “Enable IMAP”
5. Klik op “Save changes”

Stel vervolgens in Mail.app je account als volgt in (in dit voorbeeld ga ik uit van GMail):

1. Menu Mail
2. Voorkeuren
3. Accounts
4. Klik op het plusje linksonderin
5. Voer je GMail-gegevens in

Mail is nu slim genoeg om zelf de rest van de servergegevens te weten, omdat GMail een bekende service is. Doorloop anders de stappen zodanig dat alle gegevens ingevuld zijn. Je kunt deze gegevens opvragen bij je systeembeheerder of email provider.

Nu gaan we zorgen dat de mappen voor ongewenste mail, verzonden berichten, prullenbak en concepten overeen komen op de GMail server. Open het mapje [GMail] en klik op ‘Trash’. Selecteer nu:

1. Menu Mailbox
2. Gebruik deze mailbox voor
3. Prullenmand

Herhaal deze stappen voor Drafts (Concepten) en Sent Mail (Verzonden berichten).

De berichten met een ster (Starred) worden gesynchroniseerd met de berichten die je een vlag geeft.

Voer nu enkele acties uit zoals het verwijderen van een email, het ongelezen of gelezen markeren van een bericht en het verplaatsen naar een andere mailbox. Je zult zien dat de acties op je andere Mac en je iPhone worden doorgevoerd.

Ook in de GMail webinterface zijn deze wijzigingen nu terug te zien.

MobileMe

Als je provider geen IMAP ondersteunt kun je er voor kiezen om MobileMe te gebruiken. Dit biedt ook nog een  andere voordelen, maar kost wel € 79,- per jaar.

Voor het synchroniseren van email, contacten, Safari bookmarks en meer is dit natuurlijk weinig geld – ongeveer € 6,50 per maand.

MobileMe kun je voor mail als volgt instellen:

1. Menu Mail
2. Voorkeuren
3. MobileMe
4. Voer je gegevens in op de Account-tab als je dat nog niet eerder gedaan hebt
5. Vink in ieder geval “Mail Accounts” en “Mail Rules, Signatures and Smart Mailboxes” aan. De andere opties zijn optioneel, maar kunnen zeker handig zijn

Als je dit voor beide computers doet zul je zien dat de acties die je op de ene Mac doet ook worden doorgevoerd op de andere Mac. Ook op je iPhone zijn deze acties terug te zien. Probeer het maar eens met het verwijderen of verplaatsen van een email, of door een vlag te zetten of weg te halen. Ook het aanmaken van slimme mappen en filters wordt doorgevoerd op een andere Mac die je hebt.

Hoe houd jij overal dezelfde email?

Welke methode vind jij fijn om te gebruiken? En welke apparaten synchroniseer jij hier mee?