[Serie: Je inbox leeg] Je email is geen takenlijst

In het vorige artikel hebben we een onderscheid gemaakt tussen emails waar jij nog actie op moet nemen en emails waarop je dat niet hoeft. Kijk nu eens in de emails waar taken in stonden. Hoe vaak was je zelf de afzender én ontvanger?

Veel mensen gebruiken hun email als een takenlijst, omdat veel taken toch al binnenkomen via de mail. Klinkt eigenlijk best logisch, niet?

Maar je inbox is geen takenlijst! Email is bedoelt voor communicatie en is niet erg geschikt als “todo-lijstje”. Vaak zijn de taken die je jezelf mailt niet duidelijk omschreven, of diep verborgen in de tekst.

De volgende stap in het proces is dan ook het leegmaken van de lijst met acties. Voor we hier aan beginnen is het handig wat lege vellen papier en een potlood te pakken. Bekijk vervolgens elke mail in deze lijst en bepaal waarom deze mail zich tussen je acties bevindt. We kunnen een onderscheid maken in drie acties:

1. Je wilt deze email nu niet lezen, maar je wilt het wel later lezen
2. Je moet deze email beantwoorden
3. Er staan één of meerdere taken in de email die jij moet uitvoeren

We gaan nu een extra map aanmaken met de naam “Later”. In deze map plaats je de emails die je later rustig wilt lezen.

Vraag jezelf wel even af waarom je deze email later wilt lezen. Vaak is dit eigenlijk een teken dat de email niet relevant is voor jou, maar je deze toch niet wilt verwijderen. Bijvoorbeeld omdat je bang bent dat je iets mist.

In dit geval is het vaak beter om de email alsnog te verwijderen, of in ieder geval naar je archief te slepen.

Als je de mail moet beantwoorden en er geen andere actie aan vast zit mag je ze in een nieuwe “Beantwoorden”-map plaatsen. Dit is het enige type mail wat daar in thuishoort.

Ten slotte zijn er de emails waarin iets van jou gevraagd wordt. Bijvoorbeeld het schrijven van een offerte of een concept voor een nieuw logo maken. Als dit het geval is is het belangrijk dat je de taken opschrijft op de vellen papier die je gepakt hebt.

Het kan zijn dat je al een systeem hebt om deze taken op te bergen, bijvoorbeeld Things of Remember the Milk. In dit geval kun je de taken ook gelijk hier noteren, maar het is vaak fijner om ze eerst (letterlijk) op papier te zetten.

Als je ze vervolgens in je takenlijst gaat zetten kun je dan rustig filteren en je gelijk afvragen of je deze dingen wél echt moet doen.

Maar wat als je de email nog moet beantwoorden na het uitvoeren van de actie? Dit is natuurlijk vaak het geval. Je wilt de email niet terugzien in je beantwoorden-map als je deze nog niet kan beantwoorden (dan moet je weer steeds bij allerlei gelezen emails opnieuw een beslissing nemen!), maar je wilt de emails ook niet uit het oog verliezen.

Om deze reden gaan we een nieuwe map aanmaken: referentie. Hier plaatsen we emails in die je nodig hebt bij het uitvoeren van een taak. Hier kun je ook andere emails kwijt: bijvoorbeeld een concept voor een tekst die je moet schrijven of de specificaties van het nieuwe ontwerp wat je moet maken.

Zet vervolgens op je takenlijst dat je deze email moet beantwoorden na het uitvoeren van de taak en je zult het niet vergeten.