Nieuwe serie: je inbox (en je hoofd) leeg met Mail op je Mac

Dit is het eerste artikel in een serie over het snel en efficiënt verwerken van email op je Mac. Het gaat hier met name om processen, maar zeker ook om Mac-specifieke tips als sneltoetsen en het aanmaken van slimme mappen. De makkeljikste manier om de hele serie te volgen is je te abonneren op de RSS-feed van deze blog.

Heb je er zelf wel eens voor gekozen om al je email weg te gooien en opnieuw te beginnen? Weet je nog wat een rust dat gaf? Dat komt omdat de sleutel tot het succesvol verwerken van email ligt in het behouden van overzicht.

De makkelijkste manier om dit te doen is te zorgen dat je in je inbox alleen maar nieuwe email hebt zitten, waar je nog geen beslissing over hebt genomen. Als je dan ook nog een beslissing neemt over elke email zodra je deze gelezen hebt, heb je aan het einde van iedere dag een lege inbox.

Kijk nu eerst eens naar je eigen inbox. Hoeveel emails zitten er in? Hoeveel emails zijn gelezen? Hoeveel staan gemarkeerd als ongelezen, maar zijn eigenlijk gelezen? Dit zijn waarschijnlijk emails die zijn gemarkeerd als ongelezen zodat je weet dat je er nog een keer iets mee moet doen. Wat dat is, weet je misschien zelf ook niet meer.

Bij de meeste mensen zie ik dat het aantal emails waarvan besloten is dat er nog “iets” mee moet gebeuren, maar niet bekend wat, al snel boven de honderd uitkomt. Niet gek dat ze dan op een gegeven moment maar besluiten alles weg te gooien!

Wil jij ook controle over je email? Neem dan vanaf nu een beslissing over elke email die je ontvangt. Vanaf nu. Direct.

Maar wat doe je met de email die je nog hebt? En wat doe je met de email nadat je een beslissing genomen hebt?

Afhankelijk hoeveel email je nu hebt kan het verstandig zijn je internetverbinding uit te schakelen, de push mail op je iPhone niet langer aan te zetten en al deze mails als nieuw te beschouwen. Dit betekent dat je er één voor één doorloopt en een beslissing neemt.

Een andere optie is het aanmaken van een nieuwe map, alle email uit je inbox er in te slepen en dit later te verwerken. Zo kun je altijd nog terug naar je huidige situatie en kan alles weer worden zoals het was, als je bijvoorbeeld een andere methode vindt die beter bij jou past.

Dit betekent wel dat je regelmatig een aantal mails zal moeten openen en hier een beslissing over moet nemen. En niet valsspelen: je mag één keer beslissen of je van oud naar nieuw, of van nieuw naar oud werkt, maar daar moet je je vervolgens aan houden. En als je een mail opent moet je ook een beslissing nemen over die email.

De laatste optie is nu voor de laatste keer je inbox helemaal leeg te halen. Sleep alles naar de prullenbak en begin opnieuw. Het kan verstandig zijn je contacten hiervan op de hoogte te stellen door middel van een… email.

Beginnen met beslissen

Als je een keuze gemaakt hebt kunnen we beginnen met beslissen.  Maar wat kun je eigenlijk allemaal doen met zo’n email? Ik maak onderscheid tussen de volgende acties en type emails met bijbehorende mappen:

• Informatie: Een email die gestuurd is ter informatie. Je hoeft hier geen actie op te nemen. Denk aan een email als “de problemen met de  mailserver zijn opgelost”.

Hier hoef je niet direct actie op te ondernemen en dit is in de meeste gevallen ook niet urgent.

Zet deze emails voorlopig in een map ‘archief’. Deze map kun je aanmaken door in het menu “Postbus” de optie “Nieuwe postbus” te selecteren en als naam “Archief” op te geven.

• Actie: Een email waar je actie op moet ondernemen. Sommige acties kun je erg snel uitvoeren, zoals het bevestigen van een afspraak of het wijzigen van een emailadres in je adresboek. Als dit het geval is kun je dit het best ook gelijk doen. Na het uitvoeren van de actie kun je ook deze email in ‘archief’ plaatsen of helemaal weggooien.

Andere acties kosten meer tijd. Misschien krijg je via email het verzoek of je een rapport wilt schrijven waar je 6 uur voor nodig hebt. Het is niet handig om dit direct te doen. Wat je met deze emails moet doen komt in het volgende hoofdstuk. Voorlopig kun je deze in de map ‘actie’ plaatsen.

• Delegeren: Dat iemand actie moet ondernemen op een email wil niet zeggen dat jij hier de meest geschikte persoon voor bent. Als dit niet het geval is kun je deze mail doorsturen naar iemand anders. Vervolgens sleep je de mail in je ‘archief’.
• Verwijderen: Nieuwsbrieven, emails van sociale netwerken (zoals Hyves, LinkedIN en Facebook) e.a. niet-urgente, en vaak niet-relevante, emails direct weggooien. Later zullen we een systeem aanleggen om hier ook efficiënt mee om te gaan, maar voorlopig scheelt het een hoop tijd en energie als je begint deze emails weg te gooien.

Bovendien is het maar de vraag of een nieuwsbrief nog wel ‘nieuws’ is als deze al 4 maanden in je inbox ligt en een herinnering dat Truus 2 maanden geleden jarig was is nu ook niet relevant meer.

We zullen in de volgende artikelen nog enkele acties onderscheiden, maar voorlopig zijn dit de belangrijkste.



Als je inbox éénmaal de eerste keer leeg is begint het pas echt: bijhouden! Hoe zorg je er voor dat je inbox leeg blijft? In het volgende artikel zal ik meer uitleg geven over het doel van email en zeker ook waar het niet voor bedoelt is.

Bekijk nu alvast onderstaande flowchart (hier beschikbaar als PDF A4-formaat om uit te printen) zodat je alvast je inkomende emails kan verwerken. Later in deze serie zal ik alle stappen in de flowchart verder toelichten, maar dit zou je al goed op weg moeten helpen!