[Serie: Je inbox leeg] Minder typen dankzij TextExpander

Als je een redelijk deel van je tijd achter een computer besteed is er een redelijke kans dat je heel vaak hetzelfde typt. Hoe vaak zet je in een email “wanneer schikt het?”, “Geachte heer / mevrouw,”  of “Je kunt me bereiken op 06 41 03 08 67″?

Dat laatste niet zo vaak hoop ik, dat is mijn telefoonnummer namelijk. Maar toch, misschien doe je het wel met je eigen nummer.

Waarschijnlijk ben je relatief veel tijd kwijt met het opnieuw typen van dezelfde dingen. Met korte zinnetjes en woorden valt het misschien nog mee, maar langere teksten die altijd hetzelfde zijn steeds opnieuw typen is niet zo handig.

Zelf heb ik een redelijk hoge typesnelheid met ongeveer 120 woorden per minuut (WPM) en toch was ik – naar schatting – één uur per dag kwijt aan het typen van die zelfde dingen.

De gemiddelde persoon typt echter ongeveer 30 woorden per minuut wat betekent dat de meeste mensen hier ongeveer vier uur per dag aan kwijt zijn. Als we dat omrekenen naar een uurtarief van bijvoorbeeld € 100,- betekent dat € 400,- per dag aan het typen van kleine tekstjes!

Gelukkig waren er een aantal slimme mensen die dit probleem ook hebben gezien en de oplossing bedacht hebben: TextExpander.

TextExpander biedt de mogelijkheid om teksten automatisch te vervangen in woorden of zinnen die je zelf opgeeft. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat het typen van “@ghm” automatisch omgezet wordt in “Geachte heer / mevrouw,” en “@belme” wordt bij mij automatisch “Je kunt me bereiken op 06 41 03 08 67″.

Andere voordelen aan het gebruik van TextExpander zijn:

• Het voorkomen van typefouten. Laat “morgne” bijvoorbeeld automatisch corrigeren naar “morgen” en “hio” naar “hoi”.
• Standaard teksten door het hele bedrijf heen: in de meeste bedrijven zijn er voor bepaalde emails al een soort standaarden. Door sjablonen te maken in TextExpander kunnen deze verder gestandariseerd worden.
• Niet steeds opnieuw na hoeven te denken over dezelfde dingen: emails die je vaak moet schrijven, maar toch net niet helemaal ‘routine’ zijn kunnen best veel  tijd kosten. Door deze emails in TextExpander te plaatsen los je ook dit probleem op.

Hoe werkt dit? Heel simpel.

Je begint met het downloaden van TextExpander, waarna je het 30 dagen gratis mag proberen. Als je merkt dat het jou na 30 dagen ook zoveel tijd bespaart (laten we even rekenen: € 400,- * 20 = € 8.000,- !!) kun je er voor kiezen om het programma te kopen voor $ 40 (ongeveer € 30,-).

Na het downloaden installeer je TextExpander zoals je dat gewend bent op een Mac: je sleept het applicatie-icoon gewoon naar je Programma’s-map en start het vervolgens op.  Daarna krijg je de mogelijkheid om wat dingen in te stellen. Mijn persoonlijke voorkeur is de volgende configuratie:

Met ‘delimiters’ op spatie, tab en return. Dit betekent dat de vervang-actie bij mij wordt direct wordt uitgevoerd. Zo kan ik gewoon heel natuurlijk doortypen, terwijl ik slechts enkele letters nodig heb voor complete zinnen.

Een paar handige tips om je op weg te helpen:

• Begin je “abbrevation” (de afkorting die vervangen gaat worden) altijd met een @-teken. Je zal bijvoorbeeld wel vaak “PC” schrijven, maar niet zo vaak “@pc”. Als je dan “@pc” laat vervangen door je postcode is er niets aan de hand, als je “PC” laat vervangen ben je waarschijnlijk steeds op je Delete-toets aan het drukken.
• Als je langere “snippets” (de tekst die verschijnt na het typen van je afkorting)  is het handig om het label-veldje in te vullen. Dan zie je in het overzicht direct welke afkorting dit is.
• Gebruik de ‘formatted text’-optie als je uitgebreidere snippets wilt maken, bijvoorbeeld met plaatjes of linkjes. Het makkelijkste kun je deze eerst maken in Teksteditor en dan kopiëren naar TextExpander – alle plaatjes en links worden automatisch meegenomen.

Om je nog wat verder op weg te helpen vind je hier een overzicht van een aantal snippets om mee te beginnen. Je kunt deze ook downloaden via deze link en dan openen in TextExpander. Ze worden dan allemaal automatisch ingeladen.

Verder kun je natuurlijk ook lange emails die je vaak verstuurt makkelijk in zo’n snippet kwijt. Zo heb ik bijvoorbeeld een standaard snippet (@sd) als ik een uitnodiging op Facebook of LinkedIn niet wil accepteren, omdat ik de persoon nog niet ken. Deze ziet er zo uit:

Door het %| wordt de cursor na het uitbreiden van de snippet automatisch voor de komma geplaatst en kan ik hier de naam van de persoon intypen, om het geheel persoonlijker te maken.

Bovendien kun je, als je meerdere computers hebt, ook nog synchroniseren door MobileMe (€ 79,- per jaar) of Dropbox (gratis en bovendien nog 250MB extra ruimte als je deze link gebruikt!) te gebruiken. Zo heb je gelijk overal dezelfde snippets.

Natuurlijk zijn er nog veel meer snippets te bedenken. Probeer eens een tijdje je eigen teksten te analyseren zodat je de veelgebruikte teksten in snippets kunt plaatsen. Dan bespaar jij ook al snel uren per dag!