Overzicht bewaren: bestanden logisch indelen
Geschatte leestijd voor deze tip: 3 minuten
Samenvatting van deze tip: Door deze techniek toe te passen ben je nooit meer een bestand kwijt, zonder dat je tijd kwijt bent met het indelen van je bestanden.
Overzicht bewaren in duizenden bestanden en mappen blijft een uitdaging. Je kunt werken met gekleurde labels, gedetailleerde mappenstructuren of alles in één map (niet je bureaublad!) “dumpen” en vertrouwen op de kracht van Spotlight.
Geen van deze opties is natuurlijk goed of fout, maar ik merk dat mensen toch tegen problemen aanlopen met deze methodes. Er is echter een methode die voor de meeste mensen lijkt te werken: een simpele mappenstructuur die iedereen begrijpt.
Ik ga er in dit artikel van uit dat je Dropbox gebruikt (het gratis alternatief voor MobileMe), hoewel het grootste deel van deze structuur ook toe te passen is als je dat niet doet.
Archief
Er zijn natuurlijk een heleboel documenten waar je aan gewerkt hebt, die je niet weg wilt doen, maar wel ergens moet bewaren. Deze documenten kun je kwijt in je archief.
Omdat je het archief waarschijnlijk weinig doorzoekt (alleen als je iets terug wilt zoeken), houd ik dit zelf erg plat – er is een map per project en niet meer dan dat.
Backup
Natuurlijk is het een altijd een goed idee om een goed backup-systeem te hebben. Een geautomatiseerd systeem, dat – zonder tussenkomt van een mens – automatisch reservekopieën maakt is aan te raden.
Maar zelfs dan komt het wel eens voor dat je even snel een handmatige backup wilt maken. Je adresboek backuppen voor je het gaat synchroniseren met een nieuwe service bijvoorbeeld. Of gewoon even een backup van een belangrijk bestand, voor de zekerheid.
Deze backups kun je plaatsen in de map, jawel, backup. Ruim deze map regelmatig op, backups van meer dan een week oud zijn hier waarschijnlijk niet zo nuttig
Documenten
Je documenten-map wordt één van je meestgebruikte mappen. Hier plaats je al je actieve projecten. Persoonlijk vind ik het fijn om hier voor elk project een eigen map aan te maken en binnen deze mappen niet te veel submappen te maken.
Zo vind je bestanden sneller (je hoeft minder na te denken) en je kan altijd spotlight gebruiken als je iets niet direct kan vinden. Als je duidelijk meerdere rollen vervult (misschien ben je part-time in loondienst en part-time voor jezelf bezig) wil je hier wellicht een tussenlaag in aanbrengen die deze rol gescheiden houdt.
Inbox
Je verzamelt nog al wat bestanden op een dag: video’tjes van familie, rapporten van collega’s via email, DMG-bestanden om software mee te installeren en veel meer.
Al je tijdelijke bestanden kun je hier ook in kwijt.
Als je al deze downloads binnen laat komen in je inbox-map, heb je één map die je gewoon één keer per week kunt leeggooien. Omdat je echt belangrijke bestanden al verplaatst hebt naar een andere map (toch? 
), houd je zo je harde schijf en Dropbox-account leeg en overzichtelijk!
Media
Alle muziek, films, foto’s en andere multimedia die je verzamelt plaats je in deze map.
Hoe je dit indeelt is natuurlijk zeer persoonlijk, maar mijn voorkeur is het in te delen in de drie mappen films, foto’s en muziek. De muziek-map laat ik beheren door iTunes, de foto’s-map deel ik in op evenement en films staan “los” in deze map.
Publiek
Je publieke map is de map die iedereen kan bekijken via internet. Hier kun je bijvoorbeeld foto’s of documenten in zetten die je daarna op Twitter, Facebook of Hyves plaatst.
Tools
Ten slotte maak je de map tools aan. Hier zet je al je automator-bestanden, shell-scripts en andere kleine handigheidjes in. Dit zijn geen volwaardige applicaties, en wil je dus waarschijnlijk ook niet in je Applicaties-map hebben, maar vallen ook niet in de andere categorieën.
Voorbeelden van dergelijke tools zal ik binnenkort verder bespreken.
De ultieme mappenstructuur
Heb je al deze mappen aangemaakt? Dan heb je nu de ultieme folderstructuur gecreëerd!
Gefeliciteerd, geniet van het overzicht wat je voor je voortaan hebt!
9 reacties op “Overzicht bewaren: bestanden logisch indelen”
Apple Coach?
Mijn missie: Mac-gebruikers helpen om meer te doen in minder tijd met meer werkplezier!
Meer weten? Lees meer over mijn aanpak.
Hi Coach,
Wat ik mis/ zoek bij Apple (en waar ook deze instructie nog geen antwoord op geeft) is de mogelijkheid om lijstjes aan te maken. Ik heb zelf veel lijstjes op papier (boekentips, restauranttips, dingen die ik nog wil doen, kopen etc. etc.). Tot nu toe kan ik die nog nergens op een fijne manier in de Apple kwijt.
Met vriendelijke groet,
Mirjam
Hallo Mirjam,
Je hebt een aantal manieren om lijstjes te maken, en wat de beste optie is hangt er vanaf wat jouw eisen en wensen aan een dergelijke applicatie zijn.
Binnenkort verschijnt er hier op Apple Coach een serie waarin ik dergelijke applicaties ook zal bespreken, maar voor jou vast enkele tips:
Stickies: standaard op elke Mac vind je de applicatie “Stickies”. Hiermee kun je, in allerlei kleuren als je dat leuk vindt, een soort post-its maken.
Als je gewoon wat simpele lijstjes wilt maken kan dit misschien al genoeg zijn.
Notational Velocity: een simpele, maar goede notitie-manager. Heel erg basis, maar daarom ook heel goed te gebruiken. Je begint te typen in het zoekveld bovenin en kan vanaf daar gelijk een nieuwe notitie aanmaken als je niets vindt.
Zelf gebruik ik een afsplitsing van deze applicatie, die je hier kunt vinden. Door te synchroniseren met SimpleNote en natuurlijk Dropbox kan ik er ook nog eens bij op m’n iPhone!
Evernote: Evernote is een wat uitgebreider programma voor het opslaan van allerlei notities. Je kunt hier notitieblokken maken en daar weer notities in stoppen. Dit kan tekst zijn, maar ook video, audio of foto’s.
Omdat Evernote synchroniseert met de online Evernote servers kun je er ook via internet of je iPhone, BlackBerry of Windows-telefoon bij.
Things: ben je op zoek naar een methode om je takenlijst bij te houden? Dan raad ik je aan Things te gebruiken. Zeker als je Getting Things Done (GTD) kent en wilt gebruiken is Things een fijne methode.
Nog niet bekend met GTD? Binnenkort vind je hier op Apple Coach een serie artikelen over deze methode. Maar natuurlijk kun je ook gewoon het boek kopen.
Zo, daar vast drie tips om je lijstjes te managen !
De makkelijkste manier om nu op de hoogte te blijven van nieuwe artikelen is je te abonneren op de RSS-feed van deze website: http://applecoach.nl/feed
Nog niet bekend met RSS? Lees mijn artikel over RSS op een Mac!
Succes,
- Martijn
Heb jij enig idee hoe ik een notitieblok aanmaak in evernote (dus verzameling van notities)
Bedankt!
Mariette,
Misschien heb je dan iets aan het artikel Evernote gebruiken voor Getting Things Done uit de GTD-serie op deze website. Hier staat het antwoord op je vraag, en meer!
Succes,
- Martijn
@mirjam
ik ben groot fan van Wunderlist (http://www.wunderlist.com/home).
Evernote gebruik ik ook, maar alleen voor het verzamelen van stuff.
Beste Martijn,
Maak je deze mappenstructuur in documenten?
Groet,
Marian
Marian,
Ik maak gebruik van Dropbox, maar je zou deze structuur ook binnen documenten kunnen maken.
- Martijn
Ik vind het nog steeds een eng idee dat ik mijn documenten niet op mijn eigen computer zou bewaren, maar alleen op een externe server. Vandaar toch maar in documenten.
Dat is het mooie aan Dropbox, Marian.
De bestanden staan gewoon op je eigen computer én op een externe server. En als je wilt ook op een andere computer, iPad, iPhone, iPod touch, etc.
En wanneer je goede backups maakt is er dan natuurlijk helemaal niets aan de hand!
- Martijn