GTD: Hoe Things je helpt om dingen gedaan te krijgen op Mac, iPhone en iPad

Je hebt nu al je “stuff” verzameld, digitaal opgeslagen in Evernote en je email-inbox helemaal leeg gekregen. Je zult inmiddels redelijk veel taken tegengekomen zijn, hoe ga je nu onthouden die allemaal te doen?

Gewoon onthouden is natuurlijk geen optie, we hebben geleerd dat ons brein eigenljik niet zo handig is voor “task management”. Wat wél handig is? Things!

Al je taken in Things

De Mac kent, zoals veel platformen, vele “task management”-programma’s. Sommige van deze applicaties, zoals Things, The Hit List en OmniFocus, zijn gericht op GTD. Andere zijn algemener, of voor andere systemen.

Nadat ik veel van deze systemen getest heb, heb ik de keuze gemaakt voor Things. Zowel op Mac als iPhone en iPad is dit naar mijn mening de beste keuze.

Of je net begint met Getting Things Done, of je al jaren evangeliseert over deze methode om dingen gedaan te krijgen: Things is geschikt!

Ben je nog niet zo ervaren zul je de “Areas of Responsibility” en verschillende Projects misschien wat minder gebruiken. Ben je dat wel, krijg je genoeg mogelijkheden om al je taken met hun details kwijt te kunnen in het programma.

Naar mate je groeit in het proces, groeit Things met je mee op een heel natuurlijke manier. Merk je dat je onderscheid wil gaan maken in je verschillende bedrijven, banen, en huishoudelijke taken kun je de “Areas” in gaan zetten. Wil je dit nog niet? Dan hoef je ze niet te gebruiken.

Taken toevoegen aan Things

Nadat je het programma gedownload en geïnstalleerd hebt wil je natuurlijk aan de slag! De makkelijkste manier om dat te doen is het toevoegen van je taken.

Dit doe je door de toetscombinatie +N of via File -> New To Do.

Je vult in wat je moet doen en geeft eventueel tags aan de taak. Deze tags kun je vergelijken met de labels die we besproken hebben in het artikel Evernote gebruiken voor Getting Things Done.

Ook kun je nog extra notities toevoegen en een deadline instellen. Als je een deadline instelt zal de taak automatisch verplaatst worden naar je “Today”-box op het moment dat de taak urgent begint te worden. Wanneer dit precies gebeurt kun je zelf instellen.

Gefeliciteerd! Je hebt je eerste taak toegevoegd aan Things.

De verschillende overzichten in Things

Overzicht in Things: Collect

Het programma is opgedeeld in verschillende onderdelen. Er is “collect” waar de inbox onder zit. De inbox is de plek om alle taken die je te binnenschieten te “dumpen”.

Als je bedenkt dat je iets moet doen schrijf je het gelijk hier op. Het hoeft nog niet helemaal concreet of goed te zijn, als het maar weer uit je hoofd kan.

Eén keer per week verwerk je deze inbox en versleep je de taken naar de juiste plaatsen. Dit kunnen de volgende plekken zijn:

Overzicht in Things: Focus

Het volgende overzicht is “Focus”. Hier vind je de volgende dingen terug:

Today

Dit zijn alle dingen die je vandaag moet doen. Je kunt een taak hier handmatig plaatsen door deze naar “Today” te slepen of de sneltoets +T te gebruiken op een geselecteerde taak.

Als een taak bijna verloopt, standaard drie dagen voor de deadline, zal deze hier ook verschijnen.

Ten slotte staan hier de dingen die je hebt ingepland voor deze dag via “Scheduled”.

De taken die hier staan zijn dan vaak ook je meest urgente taken.

Next

Onder next vind je al je eerstvolgende acties. Ook deze kun je weer handmatig plaatsen, maar ze verschijnen ook automatisch als ze bovenaan de lijst in een project staan. Dit zijn dan de drie eerstvolgende taken uit het project.

Scheduled

Zoals gezegd kun je taken inplannen voor een bepaalde datum. Als je een taak naar de”Scheduled” sleept kun je vervolgens een datum opgeven en zal de taak automatisch ingepland worden voor de opgegeven datum.

Someday

Alle dingen die je niet deze week wilt doen, maar waarvan je denkt dat je ze ooit wel wilt doen plaats je hier. Dit is je “Ooit / Misschien” lijst. Uiteindelijk zal dit waarschijnlijk je grootste lijst worden.

Projects

Onder projects vind je een overzicht van al je projecten. Sleep je deze naar “Someday” of “Scheduled” zullen ze niet actief zijn, tot je ze terugsleept (Someday) of ze actief worden (Scheduled) door de tijd.

Je kunt alle acties in een project bekijken door te dubbelklikken op het project.

Overzicht in Things: Active projects

Onder active projects vind je al je actieve projecten terug. Dat zijn dus projecten die nu lopen, en niet in je “someday” of “scheduled” staan.

Omdat deze hier vermeld staan kun je er altijd snel bij en heb je altijd een helder overzicht van lopende projecten.

Overzicht in Things: Areas

Ten slotte zijn er natuurlijk je verantwoordelijkheidsgebieden. Deze vind je onder “Areas”. Hier heb je bijvoorbeeld je verschillende jobs of de scheiding tussen “partner” (privé) en “coach” (werk).

Door taken ook hier in te slepen kun je snel filteren, zodat je alleen de taken ziet door voor jou op dat moment relevant zijn.

Je kunt ook complete projecten in een verantwoordelijkheidsgebied zetten. Dit is een erg fijne manier om snel deze focus aan te brengen.

Things synchroniseren met iPhone, iPad of iPod Touch

Gebruik je een iPhone, iPod Touch of een iPad? Voor deze gadgets is Things ook beschikbaar!

En omdat je ook kunt synchroniseren via je draadloos netwek heb je hier ook nog al je taken van je Mac altijd binnen handbereik.

Het synchroniseren met je iPhone, iPad of iPod Touch vereist iets meer werk dan het synchroniseren met iCal. Je doorloopt dan de volgende stappen:

1. Verzeker dat beide apparaten zich in hetzelfde (draadloos) netwerk bevinden. Als je een iPhone of iPad met 3G hebt is het dus belangrijk om even te kijken of je wel op je WiFi zit en niet alleen op het 3G-netwerk
2. Ga via Things -> Preferences naar de voorkeuren en klik op de tab “Devices”.
3. Als je al eerder een iOS-apparaat gesynchroniseerd hebt met Things zal deze in de lijst staan, anders vind je hier een tekst die uitlegt hoe het synchroniseren in zijn werk gaat.
4. Klik op “Add device” en wacht tot de juiste gadget in de lijst staat
5. Selecteer deze nu en klik op ‘setup’
6. Je krijgt nu een code te zien op je Mac, die je ook moet invoeren op je iPhone of iPad
7. Nadat je de code hebt ingevoerd zal de synchronisatie beginnen en verschijnen je taken op beide apparaten

De volgende keer dat je Things open hebt op je Mac en iPhone of iPad zal Things automatisch synchroniseren zodra ze in hetzelfde netwerk zitten!

Things synchroniseren met iCal

Als je iCal gebruikt voor je agenda kun je er voor kiezen om Things hier mee te synchroniseren. Je krijgt dan taken die een deadline hebben automatisch te zien in je agenda.

Het instellen van de synchronisatie kun je doen onder de voorkeuren (Things -> Preferences) bij het tabje iCal.

Selecteer hier welke agenda je wilt gebruiken en welke taken je wilt synchroniseren. De rest gaat vanzelf!

Things synchroniseren met Dropbox

Wanneer je meer dan een Mac gebruikt wil je Things natuurlijk ook op alle Macs inzetten. Dit kun je doen met behulp van Dropbox, waar ik al eerder over schreef als gratis alternatief voor Mobileme.

Zoals alles in Things, is het synchroniseren via Dropbox ook weer gemakkelijk:

1. Maak in je Dropbox-map een map aan waar je de Things-database wilt plaatsen. Als je mijn (handige mappenindeling)[/overzicht-bestanden-indelen] aan wilt houden raad ik je aan er een mapje “Bibliotheek” bij te maken voor dit soort bestanden.
2. Als je met je bestaande taken wilt werken verplaats je eerst de map ~/Bibliotheek/Application Support/Cultured Code/Things naar Dropbox. ~ Staat hier voor je thuismap, de map die dezelfde naam als je gebruikersnaam heeft.
3. Houd de alt/opt-toets ingedrukt terwijl je Things opent;
4. Things zal je nu vragen of je een nieuwe “Library” wilt aanmaken of een bestaande gebruiken.
5. Heb je nog geen items in je Things staan of wil je opnieuw beginnen? Kies dan voor new Library. Selecteer anders de Library die we net verplaatst hebben en Things zal deze voortaan gebruiken!

Nadat je dit gedaan hebt zal de synchronisatie vanzelf gaan! Installeer Things en Dropbox op je andere Macs en je hebt altijd je takenlijst bij de hand!

Let op: wanneer je Things synchroniseert via Dropbox, is het belangrijk dat je Things niet tegelijk op 2 Macs opent. Hierdoor kunnen conflicten ontstaan en zou je data kunnen verliezen!

Snel taken toevoegen aan Things

Omdat je dingen zo snel mogelijk uit je hoofd en in je systeem wil krijgen is het goed om enkele sneltoetsen te leren. Een paar handige voor Things, die werken vanuit elke applicatie, zijn Shift + CMD () + spatie om een nieuwe taak toe te voegen en ctrl + opt (alt) + spatie om een nieuwe taak aan te maken, waarbij de geselecteerde tekst gelijk gebruikt wordt voor de notities-sectie.

Deze sneltoetsen werken vanuit elke applicatie zolang Things open staat.

Sneltoetsen binnen Things zijn CMD () + N om een nieuwe taak toe te voegen, CMD () + Shift + N om een nieuw project aan te maken, CMD () + T om iets in je Today te plaatsen en en CMD () + . om de geselecteerde taak als ‘gedaan’ te markeren.

Ten slotte zul je de toetsen CMD () + [0 t/m 6] gebruiken om te wisselen tussen je Inbox, Today, Next Actions, Scheduled Actions, Projects en je Logboek.

Gebruik jij Things al?

Things een uitgebreid programma, wat je kunt inzetten zoals dat past in jouw flow. Daarom ben ik erg benieuwd hoe jullie het (gaan) gebruiken, en of dit artikel daar invloed op gehad heeft.

Denk bijvoorbeeld eens na over de volgende vragen:

• Gebruik jij Things al in je dagelijks leven?
• Doe je dit dan alleen als je aan het werk bent, of ook voor privé-taken?
• Hoe gebruik je de verschillende areas of responsibility?
• Plaats je taken in je Today-list, of laat je je sturen door de due dates?

Graag hoor ik van je in de reacties!