Email goed en snel verwerken blijft een lastig probleem voor de meeste mensen, waardoor het al snel een last wordt in plaats van een handig communicatiemiddel. Door het lezen van onderstaande tips leer jij wel hoe je snel al je email kunt verwerken!
Het toepassen van de Getting Things Done-methode komt ook terug in het gebruik van je email. Ik heb hier al eerder geschreven over methodes om email te verwerken met je Mac, die losjes geïnspireerd zijn door GTD.
Wil je écht aan de slag met Getting Things Done? In dit artikel leer je hoe je Mail op je Mac helemaal inricht voor GTD!
Lees: GTD: Wat iedereen moet weten over Mail en Getting Things Done »
De afgelopen weken draaide er hier op Apple Coach een serie van twaalf artikelen die je geholpen hebben om je inbox elke dag helemaal leeg te maken.
Je hebt tips gekregen over de juiste kijk naar je inbox, werken met slimme mappen, filters aanmaken en gebruiken en je email gelijk houden op over verschillende Macs, iPhones en iPads.
Heb je de serie gemist? Hieronder een overzicht van alle tips die je nodig hebt om te leren hoe je elke dag eindigt met een lege inbox!
Je kunt email bekijken op twee manieren: alle emails zijn compleet losse berichten, of meerdere vormen samen één gesprek. Google’s webdienst GMail maakte dit bijvoorbeeld erg duidelijk door emails te groeperen in “conversaties”.
Zelf ben ik ook altijd voorstander geweest om emails te groeperen als een gesprek, omdat dit het overzicht mijn inziens ten goede komt. Je leest gelijk alle emails die bij elkaar horen en hoeft daarom minder te schakelen.
Heb je meerdere apparaten om je mail te lezen? Een iMac voor thuis, een MacBook voor onderweg en een iPhone voor in de rij of in de trein? Wellicht heb je zelfs wel een Windows- of Linux-PC voor bepaalde taken en verwerk je hier ook email op.
Het zou toch wel erg fijn zijn als je email overal hetzelfde is nadat je het zo goed hebt ingedeeld? En dat je hetzelfde mailtje geen twee keer als gelezen hoeft te markeren?
Dit kan heel gemakkelijk, afhankelijk van je provider en de apparaten die je gebruikt. In dit hoofdstuk ga ik twee verschillende methodes toelichten.
Na het volgen van de voorgaande tips kan het nog steeds dat je veel mail in je inbox krijgt. Als kenniswerker kan het heel goed voorkomen dat je 100 mails per dag moet beantwoorden.
Het is vaak niet handig om direct op deze emails te reageren, waardoor ik mensen vaak vertel dat ze emailnotificaties beter uit kunnen zetten. Dit wil zeggen dat je alle notificaties van nieuwe mail uitschakelt.
Géén push mail op je iPhone, geen automatische download in Mail.app, geen ongelezen-cijfertje bij je Dock icoon of mapjes. Allemaal uit.
Dit doe je in Mail als volgt:
Lees: [Serie: Je inbox leeg] Laat je niet gek maken: zet email notificaties uit »
Mijn missie: Mac-gebruikers helpen om meer te doen in minder tijd met meer werkplezier!
Meer weten? Lees meer over mijn aanpak.
Maak van je Mac een Bluetooth toetsenbord met 1KeyboardIk schrijf regelmatig artikelen op m’n iPad met het Apple bluetooth toetsenbord. Heerlijk vind ik dat. iA writer aan, focus mode aan… Typen maar!
Natuurlijk werkt het virtuele toetsenbord van de iPad ook goed, maar toch heeft zo’n fysiek toetsenbord ook z’n voordelen. Zeker als het er één van Apple is.
Voor m’n iPhone heb ik echter geen fysiek toetsenbord liggen, terwijl ik soms toch nog wel wat tekst moet typen. Bijvoorbeeld voor langere WhatsApp-berichten. Mijn oplossing? 1Keyboard.
Lees het hele artikel “Maak van je Mac een Bluetooth toetsenbord met 1Keyboard” »
FIT Memo is een simpele manier om taken te beheren op je iPhoneIk heb inmiddels al regelmatig geschreven over verschillende manieren om je taken te beheren op je iPhone. Natuurlijk is er Things en redelijk recent schreef ik nog over Clear.
Soms komt er echter weer zo’n app voorbij dat ik vind dat ik er even over moet schrijven. Nadat ik zo’n app dan zelf even een poosje getest heb schrijf ik er dan iets over. En daarom kun jij het nu lezen.
Lees het hele artikel “FIT Memo is een simpele manier om taken te beheren op je iPhone” »
Markdown gebruiken om platte tekst simpel op te makenWanneer je zelf een website bij houdt heb je misschien al wel eens te maken gehad met de “taal” HTML.
Met z’n rare tekentjes, het correct moeten afsluiten van alle “tags” en natuurlijk de uitdaging om alle elementen te onthouden… Ik begrijp dat niet iedereen dit leuk vindt.
Toch is het vaak wel handig om tekst op te kunnen maken. Een woordje benadrukken (bijvoorbeeld door het cursief of vetgedrukt weer te geven) of een link maken (bijvoorbeeld naar dit artikel) is toch wel erg handig.
John Gruber, bekend van Daring Fireball, had dit idee ooit ook en ontwikkelde daarom Markdown.
Lees het hele artikel “Markdown gebruiken om platte tekst simpel op te maken” »