E-mail: wat is het echt?

Vermoedelijk heb je al wel enig idee wat e-mail is. Je kunt er bijna niet onderuit tegenwoordig: iedereen wil je e-mailadres wel ergens voor hebben. Of het nou voor een nieuwsbrief is, om te communiceren met vrienden en familie of zelfs voor verschillende type contracten. E-mail is niet weg te denken.

Toch vind ik het fijn om hier weer te beginnen, ook om te zorgen dat we dezelfde dingen bedoelen met dezelfde woorden.

Zo weten we allebei precies waar we het over hebben, en dat maakt het dan weer makkelijker om de komende tijd over een aantal zaken omtrent e-mail te praten.

Wat betekent e-mail?

E-mail is kort voor Electronic Mail, wat Engels is voor Elektronische Post. En dat is het natuurlijk ook gewoon: een vorm van post zoals we dat al veel langer kennen, maar dan via de computer.

Het wordt tegenwoordig vaak ook ingekort naar simpelweg mail, omdat elektronische post bijna meer voorkomt dan “gewone” post. Deze “gewone” post wordt dan in het Engels een beetje denigrerend snail-mail genoemd. In het Nederlands zou dat slakken-post zijn, maar dat rijmt niet zo leuk.

Dit verwijst natuurlijk naar het feit dat e-mail in verhouding supersnel gaat: op het moment dat jij op “Verzenden” klikt in je e-mailprogramma heb ik je e-mail al bijna gelijk beginnen. Als het enkele minuten duurt voor we een e-mail zien, vinden we dat lang.

Helaas zorgt deze naamgeving ook gelijk voor een probleem in onze terminologie: zoals vaker heeft Apple namelijk ook weer voor een simpele naam gekozen voor hun programma.

Net als met bijvoorbeeld Foto’s, kan ik nu met “mail” ook weer verwijzen naar een e-mailbericht, of het programma Mail op de Mac, iPhone of iPad.

Om dat onderscheid te maken hebben we een simpel trucje: mail met een kleine letter “m” verwijst naar een enkel e-mail bericht. Mail met met een hoofdletter “m” verwijst naar de app Mail op de Mac, iPhone of iPad. (En als het aan het begin van een zin staat, zoals net, zullen we het gewoon moeten doen met de context of wat extra opmaak. 😉)

Hoe werkt e-mail?

Ook lijkt het me handig als we even kijken hoe e-mail, heel erg versimpeld, eigenlijk werkt.

Laten we zeggen dat we twee mensen hebben voor dit voorbeeld: Hans en Annie. Hans gaat een e-mail sturen naar Annie.

Wat Hans dan ziet in zijn e-mail programma is gewoon een venster om het e-mailadres van Annie in te voeren, en natuurlijk een onderwerp en bericht. Daarna klikt Hans op op Verzenden. Vanuit zijn perspectief is het versturen nu klaar.

Voor Annie geldt een zelfde principe: er komt een e-mail binnen waar Hans de afzender is, met het onderwerp en bericht wat hij heeft ingevoerd.

Achter de schermen gebeurt er natuurlijk nog veel meer: op het moment dat Hans op verzenden klikt geeft hij eigenlijk aan naar zijn e-mail provider (bijvoorbeeld Gmail, iCloud, Hotmail…) dat hij die e-mail wil versturen en naar welk adres.

Laten we dit in dit voorbeeld even aannemen dat Hans gebruik maakt van iCloud en Annie van Gmail.

Nu gaat iCloud dan communiceren met Gmail. iCloud biedt het mailtje van Hans aan, en Gmail kan dat accepteren.

Vervolgens is het dan weer aan Gmail om te zorgen dat de e-mail echt bij Annie terecht komt, en niet bij iemand anders.

De rol van een e-mail provider

Je ziet, de e-mail providers doen het meeste werk achter de schermen.

Het is daarom belangrijk dat je goed kiest bij welke e-mail provider je je e-mail plaatst. Je hebt hier drie opties (als we er naar kijken zonder al te veel nuance):

• E-mail van je internet-provider. Dit geeft je bijvoorbeeld een @kpnmail.nl, @ziggo.nl of @telenet.be adres. Het nadeel hier is dat je je e-mailadres verliest als je ooit van e-mail provider wisselt.

  Als je nu bijvoorbeeld gebruik maakt van een @ziggo.nl-adres en dan verhuist naar een plek waar geen kabel-internet is, zul je een ander e-mailadres krijgen. Je moet dan je e-mailadres overal wijzigen, met al het gedoe wat daar bij komt.

  Daarom raad ik deze optie meestal af.

• E-mail via een gratis e-mail dienst als Gmail of iCloud is voor de meeste mensen de beste optie.

  Ze ondersteunen vaak meer moderne technieken dan de e-mail van de internet-provider, en je kunt je e-mailadres altijd meenemen. Hoewel ik zelf graag Gmail gebruik, is het als Apple-gebruiker natuurlijk geen gek idee om iCloud te gebruiken.

  Een voordeel van Gmail is wel dat je wat meer ruimte krijgt voor je mails, en de zoekfunctie beter werkt.

  iCloud daarentegen integreert extra goed met je Apple apparaten, en Apple geeft meer om je privacy dan de meeste andere technologie-bedrijven.

• Ten slotte zou je nog e-mail via een eigen domeinnaam kunnen regelen. Dat betekent wel dat je een eigen domein nodig hebt. Dit is zakelijk natuurlijk interessant, omdat iets als martijn@applecoach.nl wat beter over komt dan applecoach@gmail.com 😉

  Wel zijn er kosten verbonden aan je eigen domein, en meestal ook extra kosten om daar nog e-mail bij te krijgen. Deze kosten zijn vaak relatief laag (onder de 50 euro per jaar), maar het blijft meer dan een gratis account.

  Een voordeel is wel dat je vrij kunt wijzigen van e-mail provider, zonder dat je e-mailadres verandert.

  Als je de domeinnaam slim kiest hoef je ook maar 1 domein te kopen voor een complete groep. Heb je bijvoorbeeld een achternaam die weinig voor komt? Dan kan “achternaam.nl” een prima optie zijn om te delen met de familie, en iedereen daar een eigen voornaam aan te laten koppelen. Zo kun je de kosten eventueel wat verdelen.

  Een achternaam die meer voor komt? Kijk naar andere extensies dan .nl (bijvoorbeeld .net), of wordt extra creatief. Zo ken ik iemand die (als grapje, weliswaar) de e-mailadressen “devrouwvan@voornaamachternaam.nl” en “dezoonvan@voornaamachternaam.nl” heeft gemaakt 😉

Overstappen naar een andere e-mail provider

Heb je nu een e-mailadres bij je internet provider, en zou je toch liever een ander adres hebben? Houd er dan rekening mee dat je mensen je nieuwe e-mailadres zult moeten geven vanaf nu.

Kijk ook bij je provider of het mogelijk is om oude e-mail door te laten sturen naar je nieuwe adres. Wanneer je overstapt naar Gmail is het zelfs mogelijk om Gmail automatisch de e-mail van je oude adres op te laten halen.

Een overstap is overigens ook een goed moment om na te denken over het type e-mailadres wat je gebruikt. Geef je je e-mailadres regelmatig in een professionele omgeving? Dan wil je waarschijnlijk liever iets als “voornaam.achternaam@gmail.com” dan “prinsesje_elfje_52_xxx@hotmail.com“, omdat het ook al een wat professionelere toon zet.

Houd ook rekening met spelling, “AaronMetDubbelA@iCloud.com” is bijvoorbeeld niet zo handig om door te geven over de telefoon. 😉