De drie onderdelen van een goede reservekopie-strategie

Vorige week hebben we RAID en synchronisatie-diensten als backup besproken, en geconcludeerd dat Dropbox en RAID te weinig bescherming bieden om echt als alternatief voor een reservekopie te fungeren.

Niet geheel onterecht kreeg ik dan ook nog al wat e-mails met de vraag wat je dan wel zou moeten doen, om je computer veilig te stellen van alle gevaren. In dit artikel daarom mijn advies voor een driedelige reservekopie-strategie, waarmee je op elk scenario voorbereid bent.

Het minimum voor een goede reservekopie

Even nog een kleine noot voor we verder gaan: dit artikel geldt praktisch alleen voor macOS (Mac-gebruikers), en niet voor iOS (iPhone- en iPad-gebruikers). Op iOS zit je eigenlijk al goed op het moment dat je iCloud reservekopieën inschakelt, en misschien af en toe een reservekopie via iTunes maakt.

Een goede backup-strategie kent minstens twee onderdelen. Net zo goed als één geen ei is (kan iemand me dat nog eens uitleggen?), is één backup geen backup.

Sterker nog: in het beste geval heb je er (minstens) drie.

Maar laten we eens bij het begin beginnen. Wat heb je echt minstens nodig? Dat is een reservekopie die regelmatig bijgewerkt wordt. Het idee met zo’n reservekopie is dat je, zelfs als je hele computer crasht, waarschijnlijk niet meer dan een uur werk kwijt bent.

Nog steeds vervelend, maar het werk van het afgelopen uur opnieuw moeten doen is altijd bezig dan het werk van de afgelopen 3 maanden opnieuw moeten doen. (En ja, er zijn mensen die vinden dat elk kwartaal een kopie maken genoeg is. Tot er iets gebeurt 2,5 maand na de laatste kopie.)

Voor dit type reservekopie maak je bijvoorbeeld een reservekopie van je Mac via Time Machine.

Dit is je eerste lijn. Je basislaag. Hier heb je gratis software voor nodig (bijvoorbeeld Time Machine) en een externe harde schijf die minstens twee keer zo groot is als de harde schijf in je Mac.

Deze 4TB schijf is voor de meeste mensen goed geschikt, en niet erg duur. (Zeker niet als je de kosten van het verliezen van je gegevens probeert te berekenen.)

Online reservekopie (of een andere methode voor off-site backup)

Het tweede onderdeel van de strategie is een vorm van off-site backup. Off-site backup wil zeggen dat de kopie bewaard op een andere locatie dan de Mac; niet op een harde schijf die op je bureau naast je Mac ligt.

Het makkelijkste is dan meestal een vorm van online backup te gebruiken.

Dit wil zeggen dat je een kopie van je bestanden bij een internet-dienst plaatst. Dit gebeurt meestal met een vorm van encryptie, wat betekent dat je bestanden eerst gecodeerd worden. Zo kan de internet-dienst niet naar jouw bestanden kijken. (Meer informatie over encryptie vind je hier.)

Als er vervolgens iets gebeurt waardoor zowel je huis, als je reservekopie weg zijn, zijn je bestanden nog steeds veilig.

Bovendien zijn deze diensten vaak in het buitenland: als er dus een natuurramp in Nederland is, zullen jouw bestanden nog steeds veilig zijn.

Dat klinkt misschien extreem, maar als het om reservekopieën gaat kan het geen kwaad om (een beetje) paranoïde te zijn.

Bovendien heeft online backup het voordeel dat je er met de meeste diensten altijd bij kunt, ook onderweg. En als je je Mac meeneemt onderweg, kunnen de reservekopieën naar de online dienst doorlopen, zonder dat je verder iets mee moet nemen.

Online backup is de oplossing voor alles! … of niet?

Alleen maar voordelen aan online backup dus. Dus we kunnen de strategie versimpelen naar één onderdeel: alles online!

…

Of toch niet?

Helaas zijn er ook een paar nadelen aan het gebruik van online reservekopieën.

Ten eerste is het relatief langzaam, omdat het via je internetverbinding moet. Let daar bij ook op dat je vaak twee snelheden hebt: een download- en een upload.

De upload-snel is hier regelmatig een tienvoud lager dan de download-snelheid. En dat is nou juist degene die we nodig hebben voor het maken van de back-ups.

Als je een glasvezel-verbinding hebt geldt dit overigens niet, en zijn de (theoretisch maixmale) upload- en download-snelheid gelijk.

Zelfs dan is online backup nog steeds wat langzaam, en duurt de eerste back-up vaak dagen of zelfs weken.

Het terugzetten van de backup kan ook een tijd duren, en is daarom vooral geschikt voor noodgevallen als de andere niet meer werken, of voor het terugzetten van slechts enkele documenten.

De kosten voor een online reservekopie liggen meestal iets hoger dan voor de andere methodes, omdat je een bedrijf moet betalen jouw gegevens steeds bij te houden en een dienst te leveren.

Opstartbare kloon: altijd opstarten in jouw omgeving

En dan het derde en laatste deel van een goede strategie: een opstartbare kloon. Laat me beginnen met toe te geven dat ik inzie dat dit ergens een beetje een luxe is.

Het idee van een opstartbare kloon is namelijk dat het je in staat stelt om weer snel te draaien na een crash van je harde schijf, of zelfs je hele computer. Je zou een andere Mac kunnen opstarten vanaf deze kloon, of gewoon je nieuwe harde schijf identiek maken aan de kloon. Terug-klonen, zogezegd.

Je kunt deze kloon aansluiten op een andere Mac, en gewoon opstarten vanaf een andere Mac met al jouw bestanden, gegevens en instellingen.

Als je alleen het scherm van de Mac zou kunnen zien, zou je waarschijnlijk niet eens weten of je van je eigen computer opstart… Of vanaf een andere Mac, maar met jouw kloon.

Dit is niet alleen handig voor reservekopieën, maar ook als je bijvoorbeeld even wilt opstarten vanaf een andere Mac, maar met je eigen gegevens. Een USB 3 SSD past vaak in je broekzak, dus zo kun je bijvoorbeeld voor twee mensen één laptop meenemen op reis! :-)

En als je een nieuwe Mac of nieuwe harde schijf hebt? Dan kun je deze kloon gebruiken om een exacte kopie van je oude harde schijf over te zetten.

Ook voor dit type reservekopie heb je qua hardware alleen een externe harde schijf nodig, die groot genoeg is om al je bestanden er op te passen. Daarnaast heb je een programma nodig wat de kloon kan maken. Hier is verschillende software voor beschikbaar.

Ben je van plan de schijf regelmatig te gebruiken om van op te starten, of wil je gewoon zeker zijn dat je er echt snel van kan werken als je het nodig hebt?

Dan is een externe SSD het overwegen waard. Het kost je wat meer dan bijvoorbeeld een “gewone” mobiele USB3 schijf zoals deze, maar het is ook heel veel sneller. Een afweging die je zelf zult moeten maken.

Als je echter ergens op wilt besparen zou ik voorstellen dat het dit deel is.

De kopie die de hele tijd doorloopt met Time Machine, en een reservekopie op een andere locatie, zijn allebei gewoon heel erg belangrijk.

De kloon is vooral een heel fijne extra, misschien een tikje luxe. Het is hier vooral de vraag hoe belangrijk je Mac voor je is. Als het bijvoorbeeld je werk-machine is kost het waarschijnlijk meer om een dag niet te werken, dan 150 euro uit te geven aan een harde schijf.

Is het vooral voor een beetje hobby-werk? Dan kun je misschien gewoon zonder.

Bonus-onderdeel: elke reservekopie-methode moet automatisch

En dan is er nog een soort bonus. Iets waar alle methodes aan moeten voldoen: je reservekopie moet automatisch gaan.

Als het niet automatisch gaat, dan doe je het waarschijnlijk niet. Tot het te laat is. Te vaak heb ik al gemerkt, ook in eigen ervaring één keer geef ik toe, dat mensen pas weer een back-up gaan maken als ze iets kwijt zijn. En dan is het te laat.

Je moet het vóór zijn. En hoewel een beetje nostalgie op z’n tijd niet slecht is, wil je dat niet combineren met het terugzetten van je back-ups.

Alle oplossingen die je in de backup cursus van de Apple Coach Academie vindt zijn dan ook automatisch in te stellen, en ik wil je sterk aanbevelen dit te doen.