Pages documenten maken op basis van Numbers gegevens (afdrukken samenvoegen)

Volledige tekst van video "Pages documenten maken op basis van Numbers gegevens (afdrukken samenvoegen)"

In deze video een tip als je een tip voor samenwerking tussen Pages en Numbers.

Zo kun je in Pages een sjabloon maken, wat gegevens uit een Numbers spreadsheet haalt.

Wellicht ken je dit al vanuit Microsoft Office waar dit bekend staat als "MailMerge" of als "Afdrukken samenvoegen".

Maar met Pages en Numbers is dit helaas standaard niet mogelijk.

We kunnen echter wel een extra programma gebruiken om dit toch te gaan doen.

Dus laten we snel naar de Mac gaan zodat ik je kan laten zien hoe dit werkt.

We hebben hier de Mac erbij gepakt en ik heb hier alvast een Pages-document klaar staan, wat gebruikt wordt door het fictieve bedrijf "Pomeroy's".

Zo te zien hebben ze een loting georganiseerd, en krijgen de deelnemers een brief met hun eigen nummer erin.

De namen van de deelnemers, hun nummers én hun adres staan allemaal in een Numbers spreadsheet die we hier ook hebben.

En hier zie je de namen, de adressen, de nummers allemaal staan per persoon.

Nu willen een aantal Pages documenten hebben, gebaseerd op het sjabloon, maar dan dus ingevuld met de juiste velden.

Die Pages documenten kunnen we dan straks verder bewerken, of allemaal in één keer allemaal printen.

Voor we die stukjes kunnen gaan invullen moeten we echter eerst aangeven op welke plekken nu tijdelijke tekst staat.

Zo weet Pages straks wat er vervangen moet worden.

Ik ga het hier even voordoen met de voornaam van de ontvanger.

Dus we zitten hier in het Pages document.

We selecteren hier de voornaam van de ontvanger.

Dan klikken we Opmaak, Geavanceerd, Stel in als plaatsaanduiding voor tekst.

Je ziet die achtergrondkleur nu wat roze-oranje worden.

Dat is een teken dat het gelukt is.

Nu zorg je dat je rechts hier op het kwastje zit.

Dan klik je op "Meer".

En onderin zie je hier "Script Tag".

Dit verschijnt alleen wanneer je een stukje hebt geselecteerd wat is aangemerkt als een plaatsaanduiding.

Hier kun je nu een naam invullen voor dat stukje tekst.

Die naam hoeft niet uniek te zijn.

Dus we gebruiken hier gewoon "Voornaam Ontvanger".

Straks bij de aanhef gebruiken we ook weer de script tag "voornaam-ontvanger".

Op die manier zullen beide stukjes tekst altijd vervangen worden door hetzelfde stukje uit de Numbers Spreadsheet..

Dit kan natuurlijk handig zijn als je door een document heen gewoon meerdere keren naar een naam of naar een bedrag verwijst.

Dit hoef je het dan maar één keer aan te geven in de koppeling straks, dat dat bij elkaar hoort.

De naam die je hier intypt wordt ook getoond de naam van het stukje test als je straks de koppeling gaat maken.

Vul je hier niets in, dan wordt gewoon de tijdelijke inhoud gebruikt.

Dus in dit geval zou het inderdaad "Voornaam Ontvanger" zijn.

Als je een lang stuk tekst hebt, dan zou dus die heel lange tekst gebruikt worden.

Dan is het dus handiger om een korte, duidelijke scriptag te gebruiken waaraan je snel kunt herkennen wat het is.

Ik ga hier even de rest van het document aanvullen, en dan ben ik zo weer bij je terug.

Zo… Daar ben ik weer.

Voor de volgende stap gaan we de app downloaden die we nodig hebben om de koppeling te maken tussen het Pages-document en het Numbers-document.

Nu kun je een verkorte link gebruiken.

En dat is: <applecoach.nl/pnsamenvoegen>.

Hier gaan we dan helemaal naar het einde van de pagina en dan klikken we op "Download".

Er wordt nu een klein bestandje gedownload, waar we in Safari handig bij kunnen via dit icoon met een pijl.

Dan dubbelklikken we dat mapje.

De bestanden "Client Estimates" en "Estimate" zijn voorbeeld-bestanden die we niet nodig hebben.

"Pages Data Merge" is het programma en dat hebben we natuurlijk wel nodig..

Die plaatsen we ook in de map Programma's.

Dan gaan we naar die map toe.

We klikken rechts op "Pages Data Merge".

En dan kiezen we "Open", en dan nog een keer "Open".

Dan sluiten we dat Finder-venster weer.

En stoppen we Safari.

Nu zitten we in het "Pages Data Merge" programma, wat een beetje lastig kan zijn als je het nog niet kent.

Wat hier vooral belangrijk is: We moeten het Pages-document wat we als sjabloon willen gebruiken even een keer aanklikken straks, zodat het op de voorgrond staat.

We moeten in Numbers de gegevens die we willen gebruiken gaan selecteren.

Dus dat is: Numbers openen Dus in dit geval beginnen we hier op rij 2.

Dan houden we shift (⇧) ingedrukt en klikken we op rij 10.

Dan zetten we dus even die Pages op de voorgrond, en dan gaan er terug naar "Pages Data Merge".

Hier kiezen we bij "1" voor "Selections of Numbers Table".

Nu klikken we "Import", en dan zie je hier een lijstje van de verschillende kolommen uit Numbers.

Deze gaan we koppelen aan de tijdelijke teksten in Pages, zodat de teksten vervangen worden door de juiste waardes.

Dus we zien hier bijvoorbeeld de voornaam Josina.

We weten dat het een voornaam is.

Dan klikken we bij "2" op "Choose tag for selected table item" en hier dan in het lijstje voor "voornaam-ontvanger".

Dit komt overeen met de tekst die we hebben ingevuld als script tag in het Pages document.

Zo gaan we dit herhalen voor alle velden, zodat alles gewoon netjes gekoppeld is.

Nu we alles gekoppeld hebben kunnen we het type document wat we willen kiezen.

We zouden er bijvoorbeeld PDFs van kunnen laten maken of een Microsoft Word-document.

Hier willen we gewoon weer Pages-documenten, dus we laten dit op Pages staan.

Bij "4" klikken we "Choose Export Folder" en daarmee kiezen we de map waar we de documenten terecht komen.

Binnen deze map wordt nog een map "Pages Data Merge" gemaakt, dus ik kies hier gewoon voor het Bureaublad.

En dan verschijnt op het Bureaublad straks een mapje met de Pages-documenten.

Via de velden hier bij nummer "Vijf" kunnen we per document automatisch een e-mail laten starten, eventueel zelfs met het e-mailadres ingevuld vanuit het Numbers bestand.

Dan zou je, als dit bijvoorbeeld het e-mailadres zou zijn, hier kiezen voor "Assign at e-mail recipient address".

En daarmee zeg je dus: Dit veld bevat het e-mailadres wat ik hier wil gebruiken.

Dat doen we hier even niet, we gaan gewoon direct op "Begin" klikken.

We moeten nog even bevestigen.

En als je nog iets wilt doen op je Mac moet je dat nu even doen.

Terwijl dit proces loopt kun je je Mac tijdelijk niet gebruiken.

Als je honderden documenten hebt zul je dus echt een aantal minuten moeten wachten voordat je je Mac weer kunt gebruiken.

Hier is het echter prima, dus we starten dat proces gewoon.

En je ziet nu ook, wat er eigenlijk gebeurt is dat het document steeds geopend wordt, de spreadsheet wordt steeds geopend, en die gegevens worden echt gekopiëerd gewoon.

Na een tijdje is dit natuurlijk ook weer klaar, en hebben we hier op het Bureaublad een mapje met alle nieuwe Pages-documenten.

Daar kunnen we bijvoorbeeld bij door hier op "Show" te klikken.

Als we daar even gaan kijken , dan zie je dat de documenten inderdaad stuk voor stuk keurig ingevuld zijn met de juiste gegevens.

Heb je iets gehad aan deze tip?

Vergeet dan niet om even op het duimpje omhoog te klikken.

En abonneer je om automatisch op de hoogte te blijven van nieuwe Apple video’s!