Standaard e-mails (met invulveld!) versturen via Opdrachten


02.06.2022

Meer weten over Opdrachten? We hebben een complete cursus over de app in de Apple Coach Academie!

Kijk op https://deaca.nl/ voor meer informatie.

In deze video leer je hoe je Opdrachten kunt gebruiken voor het verzenden van e-mails. We maken een standaard e-mail, waarbij je zelf punten kunt invullen om de e-mail dynamischer te maken.

Dit scheelt je een hoop werk, en mogelijk fouten.

In de cursus van de Apple Coach Academie breiden we deze opdracht verder uit door bijvoorbeeld de naam van de contactpersoon te benoemen in de mail, de e-mail helemaal automatisch te verzenden, standaard opties in te voegen in de mail, en meer.

Download de Opdracht: https://applecoach.nl/opdracht-downloads/weekmemo/

Volledige tekst voor de video "Standaard e-mails (met invulveld!) versturen via Opdrachten"

Martijn van Apple Coach hier!

In deze video ga ik je laten zien hoe je met de app Opdrachten heel eenvoudig een standaard mailtje kunt sturen, of een soort "sjabloon" kunt maken voor een standaard mailtje.

Ik vind het lastig uit te leggen, maar het wordt vast duidelijker als ik het laat zien.

Dus we gaan gelijk beginnen.

Open de app Opdrachten, ik doe dat hier via Launchpad.

En deze app zit op je Mac vanaf macOS 12 Monterey, of nieuwer dus.

En ik doe het hier op de Mac, maar dit zou ook werken als je het doet op de iPad, of zelfs op de iPhone.

Het zijn dezelfde taken, alleen werkt het dan net iets anders om het in elkaar te zetten.

Als je daar meer over wilt leren hebben we een hele cursus over de app Opdrachten in de Apple Coach Academie, op deaca.nl In ieder geval, ik start hier een nieuwe Opdracht.

En wat we nu willen doen, is eigenlijk een soort weekmemo sturen.

Je ziet dat vaak in organisaties, dat er bijvoorbeeld aan het einde van de week even een standaard mailtje gestuurd wordt met een paar punten erin.

Dus wat we hier aan het einde willen is dat we alleen maar de punten voor deze week moeten intypen, of plakken vanuit een documentje, en dat dan de rest van de e-mail er automatisch staat, én verzonden wordt naar de juiste mensen.

Uiteraard kun je dit aanpassen.

Misschien wil jij het gebruiken om een maandelijkse uitnodiging te sturen, of nog iets anders.

Het gaat er hier vooral om dat je wat leert over de bouwblokken die je krijgt van Opdrachten.

Dus, wat moeten we doen?

We gaan eerst eens de standaard tekst opstellen.

Daarvoor voegen we een Tekst-blok in, dus ik zoek hier rechts naar Tekst, en dan slepen we dat de opdracht in.

En ik heb alvast een standaard tekst getypt net, die is niet zo belangrijk, en zul je natuurlijk zelf moeten invullen.

En ik ga die hier even plakken.

Je ziet, we hebben daar wat ruimte voor waar de punten daadwerkelijk moeten verschijnen.

Die zijn dus iedere week anders.

Om nu te zorgen dat we niet steeds deze Opdracht moeten aanpassen kunnen we hier een nieuwe taak invoegen.

En dat is: "vraag om invoer".

En let op dat we die boven het tekstblok zetten.

We willen vragen om tekst inderdaad.

En dan zetten we "Punten deze week?".

Het antwoord wat daar wordt ingevuld willen we nu gebruiken in het tekstblok.

Dus halen we die tijdelijke tekst weg, en klik op die lege plek met je rechtermuisknop.

Kies "Voeg variabele in", en "Selecteer variabele".

Nu klikken we op de "invoer opgegeven", en je ziet dat hier in het blauw.

Even een Enter er achter.

Dit kunnen we vast even testen, door op die afspeelknop te drukken, en je ziet die vraag verschijnen.

Dus ik zeg "test", nieuwe regel, en "test 2".

Dit kopieer ik gelijk even, zodat ik het straks niet steeds hoef te typen. 😉 En dan klikken we Gereed.

Je ziet hier onderin nu hoe de e-mail er dus uit komt te zien: het is de sjabloon-tekst, met onze punten ingevuld.

Nu willen we die tekst natuurlijk versturen via e-mail, en ik ga er vanuit dat we dat willen doen naar een standaard groep mensen.

Dit zou je nog veel uitgebreider kunnen maken, maar dan wordt de video wat lang.

Zoek naar de actie "Contacten", en voeg die in na het tekst-blok.

Nu kunnen we opgeven naar wie we dit willen sturen.

Dus ik zeg … naar Martijn Mactest, en naar Sven.

Dan gaan we een zogenoemde Herhaal-lus invoegen; we willen namelijk dezelfde actie herhalen voor ieder contactpersoon die we hier noemen.

Dus je zoekt hier "Herhaal", en dan kies je "Herhaal voor elk onderdeel".

Zet het na de Contacten, en je ziet dat het gelijk goed wordt ingevuld.

En wat willen we doen?

We willen een e-mail sturen.

Dus zoek rechts naar "email".

We slepen "Stuur e-mail" en dat zetten we in dat herhaal-blok, dus na "Herhaal met", en voor "Stop herhalen".

Dat betekent dat het voor ieder contact één keer wordt uitgevoerd.

Nu moeten we een bericht, onderwerp, en ontvanger invullen.

Als bericht willen ze nu de contact-informatie verzenden, maar dat is niet zo logisch.

Dus klik daar op en kies "Wis".

Klik nog een keer, maar nu met je rechtermuisknop.

"Kies magische variabele".

En klik nu op "Tekst".

Als onderwerp zetten we "Weekmemo".

Dat zouden we ook nog mooi dynamisch kunnen doen, met iets als "Weekmemo voor week", en dan het weeknummer automatisch invullen… Dat is ook weer iets wat we wel in de cursus doen, maar niet in deze video.

En dan de ontvangers.

Als je daar klikt kun je ze selecteren uit je adresboek, maar dan zou je iedereen tegelijk mailen, en dan staat iedereen in het aan-veld.

En het is beter om losse e-mails te sturen in de meeste gevallen.

Als je wel iedereen tegelijk wilt mailen op die manier, dat mensen ook elkaars e-mailadres zien, kun je de herhaal-lus weglaten en hier gewoon contacten selecteren.

Maar in ieder geval, wij willen de e-mail sturen naar de mensen die we daar boven gekozen hebben.

En dan één tegelijk.

Dus, weer rechtermuisknop in dat veld.

En we gebruiken "Herhaal onderdeel".

Laten we Opdracht nog eens draaien.

Ik plak de punten voor deze week even, en "Gereed".

Je ziet hier twee e-mails openen: één naar Sven, en als ik die gewoon even verzend, dan zie je ook dezelfde nog naar Martijn Mactest.

Die zal ik ook verzenden, en zo kon ik dat veel sneller doen dan steeds tekstjes te kopiëren/plakken, et cetera.

Je zou zelfs deze stap over kunnen slaan, en de e-mails automatisch laten verzenden in de achtergrond, als je dat wilt.

Hier is ook weer enorm veel mogelijk, en ik hoop dat je vooral ziet dat je dit kunt gebruiken voor je eigen situatie.

De weekmemo hier is maar een voorbeeld, en er is nog zoveel meer mogelijk.

Er komen misschien nog meer nieuwe video's over Opdrachten ook naar dit youtube-kanaal, en sowieso komen er nog veel meer handige tips voor je Mac, maar ook je iPhone en iPad, dus zorg dat je geabonneerd bent via die rode knop hieronder.

Oh, en vond je de video leuk?

Vergeet dan ook niet om even op het duimpje te klikken.

Dank je wel!


meld je nu aan voor je gratis sneltoetsen spiekbriefje